Безпека корпоративних платежів: типові помилки, що коштують компанії грошей

Корпоративні платежі – це один з найбільш ризикових елементів фінансових процесів. Навіть у малому бізнесі одна неточність у реквізитах, зайвий доступ для співробітника чи випадковий переказ «не туди» може обернутися великими втратами. Більшість помилок не пов’язана з хакерами – вони виникають через людський фактор та відсутність контролю.

Щоб мінімізувати ризики, компаніям потрібна чітка система управління платежами та прозорий контроль доступів. GlobusPlus допомагає структурувати корпоративні фінанси, зменшити кількість помилок і підвищити безпеку кожної транзакції.

Чому корпоративні платежі залишаються вразливими

У більшості компаній платежі виконуються кількома різними співробітниками: бухгалтерією, менеджерами або власником. Якщо немає чітко прописаних ролей та лімітів, зростає ризик помилок і некоректних операцій. Часто співробітники мають ширший доступ, ніж потрібно, або виконують платежі без подвійної перевірки.

Окрема проблема – ручне введення даних. Навіть досвідчений бухгалтер може помилитися в одній цифрі IBAN або вказати неправильну валюту, що призводить до затримок і додаткових комісій.

Найпоширеніші помилки, які коштують бізнесу грошей

Більшість фінансових втрат виникає не через зовнішні загрози, а через прості недоліки внутрішніх процесів.

● Надмірні доступи співробітників. Доступ “повної дії” для менеджерів або стажерів може призвести до небажаних або випадкових транзакцій.
● Відсутність лімітів на платежі. Якщо суми не контролюються, одна помилка може забрати значну частину бюджету компанії.
● Платежі без подвійної перевірки. Відправлення коштів «на ходу» часто закінчується неправильною сумою, помилкою у валюті або повторним платежем.
● Ігнорування безпечних маршрутів для міжнародних переказів. Невигідний курс або зайві банки-посередники збільшують витрати.
● Використання однієї корпоративної картки на всіх. Це створює хаос у звітності та робить неможливим контроль над витратами.

Як правильно організувати корпоративні платежі

Перший крок – впровадити чітку структуру доступів. Кожен співробітник повинен мати рівно ті можливості, які йому потрібні для роботи: хтось може створювати платежі, але не підтверджувати їх; хтось – переглядати транзакції без можливості редагування.
Другий крок – встановлення лімітів. Це не лише захищає від випадкових великих оплат, а й допомагає компанії контролювати витрати у динаміці. Ліміти можуть бути денними, тижневими або на конкретні категорії витрат.

Подвійна перевірка – обов’язковий стандарт

Будь-який платіж, який виходить за рамки щоденних дрібних витрат, має проходити перевірку двох різних співробітників. Це суттєво зменшує ризик помилок та шахрайських дій всередині компанії.

Також важливо використовувати шаблони платежів. Вони прибирають ручне введення реквізитів, тому зменшується кількість неточностей і повторюваних помилок.

Контроль за міжнародними платежами

При оплаті рахунків іноземним партнерам ризики зростають: курс валют, подвійна конвертація, транзит через банки-посередники. Якщо компанія не перевіряє маршрут платежів, кінцева сума може відрізнятися від очікуваної на десятки відсотків.

Оптимальні рішення – це прозорі платформи, які дають можливість бачити вартість переказу до відправлення, а також дозволяють працювати з мультивалютними рахунками без зайвих комісій.

Як цифрові інструменти підвищують безпеку

Сучасні сервіси фінансового управління дозволяють контролювати кожну транзакцію в режимі реального часу. Підприємцю не потрібно вручну перевіряти всі платежі – система автоматично показує підозрілі дії, дублікати або невідповідності.

● сповіщення про всі транзакції;
● автоматичні перевірки реквізитів;
● логування всіх дій співробітників;
● контроль лімітів і категорій витрат.

Безпека корпоративних платежів починається з правильної організації доступів, чітких лімітів і алгоритмів перевірки. Налагоджені процеси дозволяють компанії уникати помилок, зменшувати ризики та економити кошти.

GlobusPlus допомагає компаніям створити безпечну систему корпоративних платежів, контролювати транзакції та зменшувати фінансові втрати – без складних впроваджень і без зміни банку.

Реклама